KPI های مهم مدیریت پروژه

شاخص های کلیدی عملکرد یا Key Performance Indicators معیارهای قابل اندازه‌گیری هستن که برای سنجش عملکرد فرد، بخش، سازمان یا شرکت در دستیابی به اهداف شان در نظر گرفته می‌شه. رد یابی و پیگیری (Tracking) این شاخص ها در طول مدت چرخه عمر پروژه (Project life cycle) به ما کمک میکنه که بفهمیم کجای کار موفق بودیم و کجا خیر.بدون این شاخص ها، سخته که ببینیم در مسیر رسیدن به اهداف، کجای کارهستیم. KPI ها رو در 4 دسته (Category) طبقه بندی و تعریف می کنیم:

  •  چارچوب زمانی (Timeliness) : اینکه مطمئن بشیم  پروژه مون در زمان مورد نظر به اتمام میرسه و اگر نه ردگیری این که کجای کار باعث انحراف از برنامه شده، مهمه . در نتیجه ما همیشه یک تاریخ پایانی تخمینی خواهیم داشت.
  • بودجه (Budget) : آیا پروژه، در محدوده بودجه تخصیص داده شده قرار داره و یا اینکه هزینه هامون از اون حد مجاز فراتر رفته یا نه.
  • کیفیت (Quality) : اطمینان از اینکه به معیارهای کیفی تعریف شده در پروژه رسیدیم یا نه ؟ (Satisfy Quality)
    • اثر بخشی (Effectiveness) : پاسخ به این سوال که آیا زمان و پول مون رو درست صرف میکنیم  یا اینکه بگیم که آیا میتونیم پروژه رو به طور موثرتری مدیریت کنیم؟
      قبل از اینکه به معرفی KPI ها ذیل هر یک از 4 دسته معرفی شده بپردازم باید گفت ممکنه ما به همه این شاخص ها برای پروژه مون نیاز پیدا نکنیم اما خب امید بر اینه که اونها حداقل به ما کمک کنن که به راه های بهتر مدیریت پروژه ها فکر کنیم.

      *شاخص های زمانی:
      1. Cycle Time : برابر میانگین سیکل های زمانی تحقق محصولات پروژه در دوره زمانی مشخصه . مثلا اینکه بگیم به طور متوسط چقدر زمان برای تایید نقشه ها توسط کارفرما صرف میشه.
      2.On-Time Completion Percentage : نشان دهنده ی درصدی از فعالیت ها یا پروژه ها ست که در زمان تعریف شده شون به پایان رسیدن.
      3.Time Spent : میزان زمان صرف شده توسط افراد تیم در طول پروژه. البته در صورت نیاز میتونیم این شاخص رو برای فرد یا افراد خاصی از پروژه تعریف کنیم که مثلا در پروژه ساختمانی چقدر طول میکشه یک کارشناس دفتر فنی متره ای از نقشه ها ارائه بده.
      4.Number Of Adjustments To The Schedule : نشا ن دهنده ی تعداد دفعاتیه که در پروژه های سازمان، تیم پروژه تاریخ پایان پروژه رو اصلاح کرده.
      5.FTE Days Vs. Calendar Days : مثل شاخص نفر-ساعت کل پروژه که معرف مقدار ساعاتی هست که در یک پروژه صرف شده . البته به جای ساعت، میشه از واحدهایی مثل تعداد شیفت کاری، تعداد روزهای تقویمی و… نیز استفاده کرد. FTE  مخفف Full-time equivalent هست . در توضیح مثلا اگر بگیم FTE یک منبع 1 هست به این معنیه 1 منبع به صورت تمام وقت به اون کار تخصیص داده شده.
      6.Planned Hours Vs. Time Spent : شاخصیه که مقدار زمان تخمینی اتمام پروژه رو در مقابل بازه زمانی واقعی مقایسه میکنه. اگر این دو مقدار زمان با هم فرق داشته باشن تلنگریه که ما تخصیص منابع و یا بودجه رو دست پایین تخمین زدیم و در پایان ممکنه به اون زمان مورد نظر نرسیم.
      7.Resource Capacity : حاصلضرب دو مقدار تعداد افراد فعال در فعالیت یا پروژه خاص و درصد زمانی حضور اون افراد در فعالیت یا پروژه خاصه. در واقع این KPI  در تخصیص درست منابع  و یا در تخمین اینکه مثلا نیازه ما فرد یا افراد خاصی رو برای پروژه جذب کنیم یا نه بکار میره و به این روش در تخمین مدت زمان اتمام پروژه کمک کننده س.
      8.Resource Conflict YOY : عبارت YOY مخفف Year Of Year  هست . این شاخص تعداد منابع تخصیص داده شده جهت تکمیل پروژه های مختلف سازمان رو سال به سال مقایسه میکنه و اگه تغییر یا گپی دیده بشه باید بررسی بشه که این یک مشکل/مسئله ی مقطعیه یا ادامه داره .
      *شاخص های بودجه ای :
      9.Budget Variance : نشان دهنده میزان اختلاف بودجه واقعی و برنامه ریزی شده ی پروژه هاست.
      10.Budget Creation (Or Revision) Cycle Time : نشان دهنده ی مقدار زمان مورد نیاز جهت محاسبه بودجه ی سازمان که مجموع زمان واکاوی، برنامه ریزی و توافق نهایی بر مقدار بودجه هست.
      11.Number Of Budget Iterations : بیانگر تعداد رویژن بودجه بندی تا نهایی شدن اونه که بیانگر زمان مورد نیاز برای برنامه ریزی و نهایی سازی بودجه بندی پروژه هاست.
      12. Planned Value : معادل مقدار پولی که برای ادامه و اتمام پروژه مورد نیازه. مثلا اگه پروژه با بودجه کل 20 هزار دلار داشته باشیم و 30 درصد کار برای اتمام پروژه باقیمونده، به این معنیه که 6 هزار دلار (0.3*20000) برای ادامه کار نیازه.از این شاخص برای رصد هزینه های واقعی و در صورت لزوم تغییر بودجه بندی پروژه استفاده کنید. 

      13. Cost Performance Index : نسبت دو مقدار هست : الف: هزینه کل پروژه*درصد پیشرفت واقعی ب: مقدار پولی که تا حالا خرج کردیم.
      در واقع یه جورایی راندمان هزینه ای تحقق یافته تا اون Data Date از پروژه رو نشون میده.
      *شاخص های کیفی :
      14. Customer Satisfaction/Loyalty : شاخصیه که بیانگر میزان رضایت مشتری از سازمانه. نظر سنجی، روش مناسب و مفیده جهت برآورد این KPI  هست.
      15. Net Promoter Score : تقریبا همون شاخص بالاییه (CSAT) و تفاوت اصلی شون در اینه که NPS میزان وفاداری مشتری در بازه زمانی بلند مدت (Long-Term Customer Loyalty) رو رصد میکنه و یه جورایی دقیقتر و قابل اعتمادتره اما CSAT یک شاخص با بازه زمانی کوتاه (Short-Term Customer Loyalty) هست.
      16.Number Of Errors : تعداد دفعات دوباره کاری های پروژه رو نشون میده که نتیجتا تعداد بازبینی بودجه و تغییر تقویم پروژه رو تحت تاثیر قرار میده.
      17. Customer Complaints : میزان شکایات مشتری های سازمان/پروژه رو نشون میده. برای مطالعه بیشتر میتونید به این لینک سری بزنید. نوشته ای با عنوان اینکه چرا شکایت مشتری برای بیزینس مون مفیده!
      18. Employee Churn Rate : اینکه چند درصد از اعضای تیم، شرکت رو ترک میکنن موضوع این شاخصه. هر چه مقدار (به قول انگلیسی زبانها) Turnover  تیم پروژه بیشتر باشه بدین معنیه که نیاز به تغییر روند مدیریت کارها و حتی تغییر در شرایط محیط کاری پروژه/سازمان مون داریم.
      *شاخص های اثربخشی :
      19.Number Of Project Milestones Completed On Time With Sign Off : پروژه دارای بخش و باکس های مختلفیه. باید رصد کنیم که مایلستون های مختلف پروژه در زمان مناسب (in a timely manner) محقق شدن و به تایید کافرما یا مالک رسیده اند یا نه؟!
      20. Training/Research Needed For Project : میزان آموزش/تحقیق مورد نیاز پروژه رو میشه با ساعت ، تعداد دوره های آموزشی مورد نیاز و امثال اون سنجید. اگر این میزان زیاد باشه، پروژه تون ممکنه دیر تر از زمان مورد انتظار شروع بشه. برای سنجش این معیار ، میشه سوال رو اینطوری پرسید که چند درصد از منابع در آغاز پروژه میتونن بلافاصله کارشون رو بدون آموزش شروع کنن؟
      21.Number Of Cancelled Projects : رصد این که چه تعداد از پروژه های سازمان متوقف و یا کنسل میشن ؟ تعداد زیاد پروژه های کنسلی نشانگر فقدان یا ضعف در برنامه ریزی و گرفتن پروژه های جدید مناسب هست.
      22. Number Of Change Requests : تعداد درخواست های تغییری که کارفرما در اسکوپ تایید شده ی پروژه وارد میکنه و میزان تکرار دفعات اونهاست.  هر چی این مقدار بالاتر باشه تاثیر منفی روی بودجه، منابع، زمان و کیفیت کلی پروژه بیشتره.
      23. Billable Utilization : درصدی از ساعات پروژه که ما به ازای اون میتونیم از کارفرما پول بگیریم. بقیه زمان پروژه مربوط به کارهای خدماتی و اداری و … مربوط به پروژه هست ک مستقیما درآمد زا نیستن.

      24. بعنوان آخرین KPI  این نوشته، اجازه بدید (Return On Investment (ROI  رو معرفی کنیم. این شاخص یه جورایی دربردارنده ویژگی های 4 دسته شاخص های بالاست. ROI ارزش مالی پروژه ها رو نسبت به سرمایه گذاری که میکنیم، میسنجه. اینکه آیا پروژه منفعت مالی داره یا  نه، پروژه های دیگه رو داریم که میشه نتیجه بهتری از سرمایه گذاری در اون برای سازمان کسب کنیم؟ این شاخص اغلب در تعیین اینکه پروژه ای رو شروع کنیم یا نه و برای مقایسه بین دو پروژه به کار میره.
      برخی KPI  ها رو تا حالا معرفی کریم. حال سوالی مطرح میشه که چه پارامترهایی نشان دهنده KPI خوب برای پروژه مونه؟ اینکه چه KPI  هایی رو به کار ببریم تنها یه قدم اول برامونه. بعدش باید تعریف کنیم که چطور از اون شاخص ها  کارکرد و نتایج  بهتری اخذ کنیم؟ Template های زیادی برای KPI ها وجود داره اما مهمتر اینه که یه KPI باید SMART باشه . یعنی اینکه مشخص (Specific)، قابل اندازه گیری (Measurable) ، قابل دست یابی (Attainable)، واقعی (Realistic)، مقید به زمان (Time-Bound) باشه. KPI های پروژه از مواردی هستن که  قبل از شروع پروژه بایستی مورد توافق ارکان پروژه باشن و پس از اون در طول پروژه بعنوان ابزاری برای تصمیم سازی هستن.
      نتیجه گیری:
      پروژه ها بخش های پویا ی مختلفی دارن و خیلی مهم و حیاتیه که در طول پروژه زمان، بودجه، کیفیت و کارایی اون رو رصد کنیم. شما باید مطمئن بشید که پروژه رو با کارایی مناسب و با یک بودجه محدود انجام میدید چون منابع محدودن. (اگه منابع نامحدود دارین، احتمالا باید کارها رو خیلی متفاوت انجام بدید!!)

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *